Тема: Создание и использование запросов.

Цели работы:

ü закрепить навыки по редактированию таблиц;

ü познакомиться с основными видами запросов;

ü научиться создавать запросы на выборку различными способами;

ü научиться создавать сложные запросы;

ü научиться создавать перекрестные запросы.

Теоретическая часть.

Запрос – это средство, с помощью которого извлекается из базы данных информация, отвечающая определенным критериям. Результаты запроса представляют не все записи из таблицы, а только те, которые удовлетворяют запросу.

Запросы состоят из ряда условий, каждое условие состоит из трех элементов:

1. поле, которое используется для сравнения;

2. оператор, описывающий тип сравнения;

3. величина, с которой должно сравниваться значение поля.

Выражения и операторы, применяемые в условиях отбора.

Выражения и операторы	Описание выражений и операторов
Числа	Вводятся без ограничений
Текст	Должен быть заключен в кавычки
Даты	Ограничиваются с двух сторон символами # (например, #01.02.02#)
*; +; -; /; ^	Арифметические операторы, связывающие выражения
<; <=; >; >=; =; <>	Операторы сравнения
And (И); Not (Нет); Or (Или)	Логические операторы
Like	Используется для логики замены в выражениях
In	Для определения, содержится ли элемент данных в списке значений
Between… And…	Для выбора значений из определенного интервала
?	Заменяет один символ (букву или цифру)
*	Заменяет несколько символов

Запросы могут быть простые, сложные перекрестные.

Практическая часть

Ход работы:

1) Откройте свою учебную базу данных.

2) Создайте запрос на выборку студентов, у которых по всем предметам только хорошие оценки с помощью Мастера запросов .

· На панели инструментов выберите команду <Мастер запросов>.

· В появившемся диалоговом окне выберите <Простой запрос> и щелкните по кнопке .

· В следующем окне выберите таблицу, по которой строится запрос (<Ведомость успеваемости>), и те поля, которые участвуют в запросе. Перенесите их в правую часть окна с помощью кнопки, нажмите <Далее>. В следующем окне тоже нажмите <Далее>.

· В другом окне дайте название запроса «Хорошисты» и нажмите <Готово>.

· Появится таблица <Хорошисты>, в которой отражены фамилии всех студентов и изучаемые предметы.

· Откройте таблицу «Хорошисты», перейдите в режим <Конструктор>. Здесь в поле <Условия отбора> под каждым предметом поставьте условие >=4 или 4OR5 .

Примечание: Галочки в каждом поле означают, что по вашему выбору можно включить или убрать любое поле на выборку.

· Перейдите в режим таблицы, ответив <Да> на вопрос о сохранении запроса. (В таблице должны остаться фамилии «хорошистов»).

3) С помощью <Конструктора запросов> создайте запрос на выборку по таблице <Личные данные>.

· Щелкните по таблице <Личные данные>, зайдите в меню <Создание>, выберите команду <Конструктор запросов >.

· Добавьте нужную таблицу в поле запроса. Выделите её в списке и щелкните по кнопке <Добавить>. Закройте окно <Добавление таблицы>.

· Выберите студентов, чьи фамилии начинаются на букву «В» и которые проживают в Анапе. Для этого:

Добавьте в строку <Поле> два поля <Фамилия> и <Город>;

В строке <Условия отбора> в первом столбце укажите значение
Like “B * ” , а во втором столбце с названием <Город> - «Анапа» ;

закройте запрос, сохранив его под названием “ВВВ” (у вас должны остаться в списке студенты, проживающие в Анапе). Рисунок 2.

Рисунок 2.

Самостоятельное задание

а) Составьте запрос с названием <Запрос 1> на базе таблицы <Ведомость успеваемости>, в котором будут указаны студенты, имеющие по первым двум предметам оценки не менее «4». (Выполните запрос или через Конструктор запросов , или через Мастер запросов )

б) Составьте <Запрос 2> на базе таблицы <Ведомость успеваемости>, в котором будут указаны студенты, имеющие не более 30 часов пропусков по неуважительной причине. Добавьте в этот запрос поле пропуски по уважительной причине в интервале от 30 часов до 45 часов (используйте оператор Between… And … )

в) Составьте <Запрос> на базе таблицы <Личные данные>. Выведите список студентов, которым на данный момент, т.е. на сегодняшнее число, исполнилось уже 17 лет (используйте оператор Between… And… )

Примечание: Дата записывается с использованием символа #, например, #01.02.02.#

4) Составьте запрос на базе трех таблиц <Ведомость успеваемости>, <Личные данные> и <Преподаватель>. Выберите студентов, которые проживают в Новороссийске и у которых любимый предмет «Менеджмент». Озаглавьте <Запрос 4>. Используйте <Конструктор запросов>.

· В меню <Создание> выберите <Конструктор запросов>.

· Добавьте все три таблицы в поле запроса. Закройте окно <Добавление таблицы>.

В первый столбец в строку <Поле> перетащите из первой таблицы с помощью мышки <Фамилия>, из второй таблицы во второй столбец <Город> и из третей таблицы в третий столбец строки <Поле> - <Предмет> (Рисунок 3).

Рисунок 3

· В поле <Условия отбора> в столбце <Город> введите город «Новороссийск», в столбец <Предмет> введите «Менеджмент».

· Сохраните запрос под именем <Запрос 4>.

· Откройте запрос и проверьте результат проделанной работы.

5) Выполните запрос на создание новой таблицы, в которой должны быть поля <Фамилия>, <Имя>, <Пропуски по неуважительной причине>, <Город> и <Предмет>.

· В меню <Создание> выберите <Конструктор запросов>.

· Добавьте все три таблицы из списка окна <Добавление таблицы>. Закройте это окно.

· В первую строчку <Поле> из первой таблицы перенесите в первый столбец поля <Фамилия>, во второй <Имя> и в третий <Пропуски по уважительной причине>, в четвертый столбец перетащите поле <Город> из второй таблицы и в последнем столбце будет поле <Предмет> из третьей таблицы.

· Закройте запрос, сохранив его с именем <Запрос 5>.

6) Создайте перекрестный запрос .

· В меню <Создание> выберите <Мастер запросов>.

· В диалоговом окне выберите <Перекрестный запрос>, щелкните по кнопке .

· В окне <Создание перекрестных запросов> выделите таблицу <Ведомость успеваемости> и щелкните <Далее>.

· Выберите поля, значения которого будут использоваться в качестве заголовок строк – это <Фамилия> и <Имя>. Щелкните по кнопке <Далее>.

· Выберите поле, значение которого будут использоваться в качестве заголовков столбцов, например <Менеджмент>. Щелкните по кнопке <Далее>.

· Выберите функцию, по которой будут вычисляться значения ячеек на пересечении столбцов и строк (в данном случае Count – количество). Щелкните по кнопке <Далее>.

· Задайте имя запроса <Итог по менеджменту> и щелкните по кнопке <Готово>.

Самостоятельное задание

Составьте аналогичные запросы для оценок по трем другим предметам.

7) Предъявите преподавателю все запросы своей базы данных на экране дисплея.

8) Завершите работу с Access.

1.1 Лабораторная работа №1: Создание базы данных, состоящей из одной таблицы

Цели работы:

1. познакомиться с основными понятиями базы данных;

2. научиться создавать таблицу базы данных в режиме Конструктор;

3. освоить переход из режима Конструктор в режим таблицы;

4. освоить основные приемы заполнения и редактирования таблиц базы данных;

5. познакомиться с простой сортировкой значений таблицы;

6. познакомиться с поиском записей по образцу,

7. научиться сохранять и загружать базу данных;

8. научиться распечатывать таблицы.

Этапы работы

Предположим, что нам надо изготовить самый простой вариант базы данных, когда вся информация хранится в одной таблице.

2. Конструирование структуры будущих таблиц базы данных.

Таблицу будем создавать в режиме Конструктор. В ней – 5 полей (номер декларации, наименование товара по ТНВЭД, количество, цена за единицу товара) и 7 записей.

3. Создание схемы базы данных.

При наличии одной таблицы схема базы данных тоже простая: состоит из одной этой таблицы, т.е. ее можно специально не делать.

4.Ввод данных в таблицы.

В данном варианте будет только одна таблица. Таблицу будем создавать в режиме Конструктор, а заполнять – в режиме Таблицы, передвигаясь по ячейкам с помощью стрелок, клавиши табуляции или мышки.

Задание 1. Откройте новую базу данных и создайте структуру таблицы с информацией о товарах таможенных органов РФ.

Вызовите программу Access. Для этого дважды щелкните по пиктограмме Microsoft Access . Перед вами откроется окно системы управления базами данных, представленное на рис. 1.

Рис. 1 Окно системы управления базами данных

Для создания пустой БД необходимо произвести следующие действия:

1. В разделе Новая пустая база данных выбрать Новая база данных в центральной части начального окна (Рис. 1) или воспользоваться кнопкой , в появившемся меню выбрать пункт Создать .

2. В левой части окна появится область Новая база данных. В поле Имя файла нужно ввести имя новой базы данных, в качестве имени базы данных введите свою фамилию. (Рис. 2).

Рис. 2 Раздел Новая база данных

Для выбора папки, в которой будет храниться файл базы данных, необходимо воспользоваться кнопкой .

Нажать кнопку Создать . Откроется новая БД с единственной пустой таблицей, и программа перейдет в режим редактирования таблицы, представленный на рис. 3.

Рис. 3 Окно новой БД

3. Перейдите в режим Конструктор. Для этого нажмите в верхнем левом углу значок Режимы – Конструктор. Введите имя таблицы Информация о товаре . Переключение режима работы осуществляется с помощью кнопки Режим, которая находится на ленте, на вкладке Главная: Режим таблицы или Конструктор .

4. Введите слово Номер декларации, и нажмите на клавишу .

5. Сделайте его ключевым – тип данных Счетчик. Любой другой выбирается с помощью ниспадающего меню.

Напоминание. Переход от ячейки к ячейке осуществляется одним из способов: мышкой; нажатием на клавишу ; стрелками; клавишей .

6. Заполните поля в Конструкторе данными из табл. 1. Общие свойства поля оставляем по умолчанию (какие задает сама программа).

Таблица 1.

8. Перейдите в режим таблицы. Для этого воспользуйтесь одним из способов:

Щелкните по кнопке Режим – Режим таблицы ;

Закройте окно Конструктора, откройте таблицу «Информация о товаре» – двойной щелчок по значку таблицы «Информация о товаре»;

Нажмите левой кнопкой мыши на таблице «Информация о товаре» и выберите Режим Таблица.

Ввод данных произведите в этом режиме, заполняя ячейки таблицы. Значение поля Номер декларации будет меняться автоматически.

9. Заполните базу данных значениями из табл. 2. Столбец цена за единицу товара заполните самостоятельно.

Таблица 2

10. Сохраните введенные данные, щелкнув по кнопке «Сохранить». В результате вы получили таблицу, с которой можно будет работать.

Задание 2. Познакомьтесь с функциями: сохранить, закрыть, открыть.

2. Щелкнув по нижней кнопке Закрыть в правом верхнем углу окна таблицы, закройте таблицу.

3. Откройте таблицу Информация о товаре.

Задание 3. Отсортируйте значения таблицы.

Замечание. Чтобы произвести сортировку значений, нужно поставить курсор в любую ячейку сортируемого столбца и щелкнуть по кнопке: по возрастанию или по убыванию. (Рис. 4)

Рис. 4 Сортировка и фильтрация

Сортировку можно осуществить, щелкнув на стрелку рядом с наименованием поля (Рис. 5).

Рис. 5 Сортировка по полю Наименование товара по ТНВЭД

Отсортируйте:

1. Данные в поле Наименование товара по ТНВЭД – по алфавиту (поставьте маркер на любое наименование в столбце с названием Наименование товара по ТНВЭД и щелкните мышкой по нужной кнопке).

2. Данные в поле Количество .

Задание 4. Выполните поиск записей по образцу.

1. Установите текстовый курсор вполе Количество.

2. Щелкните по кнопке Найти , которая позволяет найти запись по введенному значению. В результате появится диалоговое окно, представленное на рис. 6.

Рис. 6. Окно Поиска и замены

3. Наберите в поле Образец число 5 и щелкните по кнопке Найти.

Замечание. Если требуется найти следующую подобную запись, то щелкните мышкой по кнопке Найти далее . Поиск осуществляется в текущем поле, если установлен соответствующий флажок. В противном случае поиск идет по всем полям. При этом можно учитывать регистр.

По окончании работы щелкните по кнопке Закрыть .

1.2 Лабораторная работа №2: Создание базы данных, состоящей из двух таблиц

Цели работы:

1. научиться удалять таблицы;

2. научиться создавать таблицы базы данных в режиме таблицы;

3. научиться создавать самостоятельно ключевое поле;

4. научиться создавать формы для ввода данных:

5. закрепить навыки по заполнению и редактированию таблиц базы данных.

Этапы работы:

1. Проектирование структуры базы данных.

Создадим более сложный вариант базы данных. В ней будут две таблицы: Информация о товаре и Декларант.

2. Конструирование пустых таблиц базы данных.

Воспользуемся другим способом создания таблиц, а именно – Режим таблицы. В таблице Информация о товаре будут следующие поля: номер декларации, номер декларанта, наименование товара по ТНВЭД, количество, цена за единицу товара. Поля Код декларанта, Фамилия, Имя, Отчество, адрес будут храниться в отдельной таблице Декларант.

3. Создание схемы базы данных. В данном случае таблицы связаны связью «один-ко-многим». Связи следует устанавливать при пустых таблицах. Если таблицы заполнены, могут возникнуть проблемы при создании связей и свойств полей.

4. Ввод данных в таблицы.

Создадим форму для ввода данных. При наличии связанных таблиц имеет значение порядок заполнения их данными.

Ход работы

Задание 1. Откройте учебную базу данных, изготовленную на прошлом занятии

1. Вызовите программу Access.

2. Откройте базу данных.

Задание 2. Удалите таблицу Информация о товаре

1. Выделите имя таблицы.

2. Нажмите клавишу .

3. На вопрос о подтверждении удаления таблицы ответьте Да.

Задание 3. Создайте таблицу Декларант

1. Выберите вкладку Создание – Таблица.

Переименуйте поля. Для переименования столбца необходимо дважды щелкнуть кнопкой мыши на его названии, ввести новое название столбца и нажать клавишу Enter . Новое название будет сохранено автоматически, а ссылки на переименованный столбец обновлены.

2. Введите название полей: Код декларанта, Фамилия, Имя, Отчество, адрес.

Декларант, щелкнув по кнопке Сохранить.

Таблица будет выглядеть следующим образом (Рис. 7).

Рис. 7 Окно создания таблицы

4. Перейдите в режим Конструктор, щелкнув по кнопке Конструктор , и посмотрите, как заданы поля: поле Код декларанта – тип данных счетчик, Фамилия , Имя , Отчество , Адрес – текстовый

Задание 4. Создайте таблицу Информация о товаре

1. Щелкните мышкой по кнопке Создание – Таблицы.

2. Введите название полей: Номер декларации, номер декларанта, Наименование товара по ТНВЭД, количество, цена за единицу товара.

3. Сохраните таблицу с именем Информация о товаре, щелкнув по кнопке Файл – Сохранить.

4. Перейдите в режим Конструктор и посмотрите, как заданы поля. Поле Номер декларации уже автоматически задан ключевым, тип поля – числовой, поле Наименование товара по ТНВЭД – текстовый, поля Номер декларанта, количество – числовые, поле цена за единицу товара – денежный. С полем Номер декларанта разговор особый. Его тип – числовой. Общие свойства поля не меняем. Кроме того, значения этого поля надо не набивать вручную, а выбирать из списка, содержащегося в таблице Декларант. Для этого в режиме Конструктор в Свойствах поля следует указать, что здесь имеет место подстановка по следующей схеме: выберите закладку Подстановка, тип элемента управления – Поле со списком, источник строк – Декларант. Получите значения элементов, как показано на рис. 8.

Рис. 8 Таблица в режиме конструктора

Измените Число столбцов на 2, для того чтобы видеть не только номер декларанта, но и фамилию.

5. Сохраните изменения.

6. Закройте таблицу.

В результате этой работы вы получите две несвязанные таблицы. Нужно создать схему данных со связями.

Задание 5. Создайте схему данных

Для установления связи между таблицами используются общие поля этих таблиц. Просмотр, создание, редактирование и удаление связей осуществляется на схеме данных. Чтобы открыть схему данных, нужно воспользоваться кнопкой Схема данных на вкладке Работа с базами данных .

1. Щелкните по кнопке – Схема данных .

2. В появившемся окне Добавление таблицы выделите таблицу Декларант и щелкните по кнопке Добавить. Выделите таблицу Информация о товаре и щелкните по кнопке Добавить . В окне Схема данных появится условный вид этих таблиц. Щелкните по кнопке Закрыть окна Добавление таблицы.

3. Увеличьте окно таблицы Информация о товаре так, чтобы были видны все поля.

4. Поставьте мышку на имя поля Код декларанта в таблице Декларант и, не отпуская кнопку мышки, перетащите ее на поле Номер декларанта в таблице Информация о товаре . Отпустите мышку. Появится диалоговое окно Связи, представленное на рис. 9.

Рис. 9 Окна Изменение связей

5. Включите значок Обеспечение целостности данных . Это невозможно будет сделать, если типы обоих полей заданы не одинаково.

6. Включите значок Каскадное удаление связанных полей и Каскадное обновление связанных полей . Это приведет к тому, что при удалении или обновлении записи Код декларанта в таблице Декларант будут удалены или обновлены все записи из таблицы Информация о товаре , в которой стояли соответствующие номера.

7. Щелкните по кнопке Создать . Появится связь «один-ко-многим». Схема данных представлена на рис. 10.

Рис. 10 Схема данных «один-ко-многим»

8. Закройте схему данных, щелкнув по кнопке Закрыть в верхнем правом углу окна и ответив утвердительно на вопрос о сохранении схемы данных.

Задание 6. Заполните таблицу Декларант значениями

1. Откройте таблицу Декларант в режиме таблицы.

2. Заполните ее записями из табл. 3. Поле Код декларанта заполняется автоматически.

Таблица 3

3. Сохраните таблицу и закройте ее.

Задание 7. Создайте формы для ввода данных

Для создания формы с помощью инструмента Форма нужно выполнить следующие действия:

1. Открыть таблицу Информация о товарах в режиме таблицы.

2. Перейти на вкладку Создание и в группе Формы щелкнуть кнопкой мыши на инструменте Форма . Автоматически созданная форма отобразится в режиме макета (Рис. 11).

Рис. 11 Автоматически созданная форма

3. Закрыть форму. Перед закрытием появится окно запроса о сохранении формы.

4. Нажать кнопку Да .

5. В появившемся окне Сохранение ввести имя макета формы Информация о товаре и нажать кнопку ОК .

Задание 8. Добавьте в базу данных записи, используя форму

1. Заполните форму данными, представленными в табл. 4.

Замечание . Переход от поля ввода к следующему полю производится клавишей , или мышкой. Для перехода к новой записи следует щелкнуть по кнопке .

Таблица 4

Номер декларац.	Номер декларанта	Наименование товара по ТНВЭД	коли-чество	цена за единицу товара
		Пылесосы, со встроенным электродвигателем, мощностью не более 1500 вт, имеющие мешок для сбора пыли или другой пылесборник объемом не более 20 л
		Голубой сыр-Рокфор
		Тракторы гусеничные для прокладывания лыжных трасс
		Антиквариат возрастом более 100 лет
		Рояли
		Монеты, не являющиеся законным платежным средством из серебра
		Чистопородные (чистокровные) племенные коровы, живые

2. Сохраните введенные данные.

3. Закройте форму.

4. Откройте таблицу Информация о товаре. Убедитесь, что в таблице появились новые записи.

6. Щелкнув по нижней кнопке Закрыть в правом верхнем углу, закройте таблицу.

Задание 9. Проверьте каскадное обновление связанных полей

1. Откройте таблицу Декларант.

2. Исправьте фамилию Петровская А.П. на Петрова.

3. Сохраните таблицу.

4. Закройте таблицу Декларант.

5. Откройте таблицу Информация о товаре.

6. Убедитесь, что значения изменились.

7. Закройте таблицу Информация о товаре.

Задание 10. Проверьте каскадное удаление связанных полей.

1. Откройте таблицу Декларант.

2. Удалите первую запись (всю строку выделите и нажмите на клавишу ).

3. Согласитесь с проверочным вопросом.

4. Закройте таблицу Декларант.

5. Откройте таблицу Информация о товаре.

6. Убедитесь, что исчезли записи.

7. Закройте таблицу Информация о товаре.

Предъявите преподавателю:

Откройте таблицы Информация о товаре , Декларант иформу Информация о товаре на экране.

Задание 11. Завершите работу с программой Access.

1. Выполните команду Файл – Выход.

2. Если вы производили редактирование в базе данных, появится вопрос о сохранении изменений. Ответьте на него утвердительно.

1.3 Лабораторная работа №3: Создание базы данных, состоящей из трех таблиц

Цели работы:

научиться проектировать и создавать более сложные базы данных.

Этапы работы:

1. Проектирование структуры базы данных.

2. Конструирование пустых таблиц базы данных.Создайте более сложный вариант базы данных, состоящий из трёх таблиц: и Реквизиты декларанта.

3. Создание схемы базы данных. В данном случае таблицы Информация о товаре, Декларант объединены связью «один-ко-многим», таблицы Декларант и Реквизиты декларанта – связью «один-к-одному».

4. Ввод данных в таблицы. Создайте форму для ввода данных.

5. Использование базы данных для практических задач.

Ход работы

Задание 1. Откройте учебную базу данных, созданную на прошлом занятии

Задание 2. Удалите все записи таблицы Декларант, оставив ее структуру

1. Откройте таблицу.

2. Выделите все записи.

3. Нажмите клавишу . Щелкните по кнопке Да в вопросе о подтверждении удаления. (Можно выполнить команду Главная – вкладка Записи и щелкнуть по кнопке – Удалить запись ).

4. Закройте таблицу, сохранив ее.

Замечание. Если вводить данные в таблицу, в которой ключевое поле имеет тип счетчик, то счетчик будет меняться с того номера, который был присвоен последней записи. Чтобы нумерация снова начиналась с 1, выполните команду Файл – Управление –Сжать и восстановить базу данных. Подождите некоторое время, чтобы программа отработала.

Задание 3. Создайте таблицу Реквизиты декларанта

1. В режиме Конструктор введите следующие поля:Код (тип данныхсчетчик)– ключевое поле, Поля сименами место рождения, гражданство, страна постоянного проживания, тип документа, удостоверяющего личность, серия № – тип данных текстовый, а дата рождения – Дата\время.

3. Перейдите в режим Таблицы, щелкнув по кнопке Режим таблиц.

4. Закрой таблицу, предварительно сохраните ее. В результате вы получите три таблицы, две из которых связаны, а третья нет.

Задание 4. Исправьте схему данных

1. Войдите в раздел Работа с базами данных , щелкните по кнопкеСхема данных. Появиться диалоговое окно – Схема данных.

2. Щелкните правой кнопкой – Добавить таблицу . В появившемся окне Добавление таблицывыделите таблицу Реквизиты декларанта и щелкните по кнопке Добавить, а затем – по кнопке Закрыть окна Добавление таблицы.

3. Поставьте мышку на имя поля Код в таблице и, не отпуская кнопку мышки, перетащите ее на поле Код декларанта в таблице Декларант. Отпустите мышку. Появится диалоговое окно Связи.

4. Включите флажок Обеспечение целостности данных. Это невозможно сделать, если типы обоих полей заданы неодинаково.

5. Щелкните по кнопке Создать. Появится связь «один-к-одному». Это значит, что одной записи в таблице Декларант соответствует одна запись в таблице Реквизиты декларанта. Схема данных представлена на рис.12.

Рис. 12 Схема данных

6. Закройте схему данных, сохранив ее.

Пояснение. Теперь встает задача ввода записей одновременно в разные таблицы: Декларант и Реквизиты декларанта. Можно, конечно, попробовать ввести значения в каждую таблицу отдельно, но удобнее видеть ячейки обеих таблиц для ввода данных одновременно. Эту задачу легко решить вводом значений через специально созданную форму, в которой присутствуют поля всех необходимых таблиц. Данные вводим в форму, а в результате заполняются таблицы.

Задание 5. Создайте форму для ввода данных

1. Перейти на вкладку Создание и в группе Формы нажать кнопку Другие формы . В раскрывающемся списке (Рис. 13) выбрать инструмент Мастер форм .

Рис. 13 Список Другие формы

2. Откроется окно Создание форм (Рис. 14).

Рис. 14 Окно создания форм

3. Выберите все поля из таблиц Декларант и Реквизиты декларанта. Для этого выберите имя таблицы Декларант в поле Таблицы/запросы. Врезультате появляется список полей в окнеДоступные поля. Щелкните по кнопке >>, которая переносит все поля из списка.

4. Затем выберите имя таблицы Реквизиты декларанта в поле Таблицы/запросы и вновь щелкните по кнопке >>.

6. Оставьте внешний вид формы в один столбец (выбран по умолчанию).

8. Выберите требуемый стиль (например, Обычная ).Щелкните по кнопке Далее.

9. Задайте имя формы: Общая форма. Щелкните по кнопке Готово. В результате вы получите форму, в которой можно менять существующие данные и вводить новые значения. Эти значения будут попадать в ту таблицу, в которую нужно (часть значений – в одну таблицу, часть – в другую).

Задание 6. Заполните таблицы данными

Замечание. Поля Код и Код Декларанта заполняются автоматически.

1. Данные таблицы Декларант приведены в табл. 5, а данные таблицы Реквизиты декларанта в табл. 6.

Таблица 5

Таблица 6

Код	Место рождения	Дата рождения	Граждан-ство	Страна постоянного проживания	Тип документа	Серия №
	Москва	03.05.1952	РФ	Россия	Паспорт	7404 564798
	Воронеж	09.06.1989	РФ	Россия	Паспорт	7405 985423
	Иваново	23.04.1987	РФ	Россия	Паспорт	7411 674367
	С.-Петербург	30.09.1968	Германия	Германия	Паспорт	7477 366785
	Киев	21.08.1987	Украина	Украина	Паспорт	5456 87544
	Белгород	30.04.1978	РФ	Россия	Паспорт	7405 357948
	Уфа	11.04.1987	РФ	Россия	Паспорт	7401 567895

2. Закройте таблицу, предварительно сохранив ее.

Откройте таблицу Декларант и Реквизиты декларанта и убедитесь, что в нихпоявились данные. Закройте таблицы. Заполните таблицу Информация о товаре .

Задание 7. Научитесь использовать фильтр

1. Откройте таблицу Реквизиты декларанта .

2. Для управления фильтрами служит группа команд Сортировка и фильтр на вкладке Главная (Рис. 15). Для включения и отключения созданного фильтра служит кнопка Применить фильтр . Для удаления фильтра служит кнопка Дополнительно и пункт Очистить все фильтры .

Рис. 15 Группа команд Сортировка и фильтр вкладки Главная

3. Для создания простого фильтра нужно выполните следующее действие: щелкните по кнопке – Применить фильтр

4. Активизируйте столбец, для которого нужно создать фильтр. Щелкните мышкой по полю Год рождения. У активного поля появится стрелка выбора. Щелкните по стрелочке.

5. В перечне всех значений поля нужно снять флажок Выделить все . Далее необходимо установить флажки для тех значений поля, которые необходимо включить в фильтр.

6. Установите флажки на 1952 и 1987.

7. Нажать кнопку ОК . В результате будут отобраны те записи, в которых значение поля совпадает с одним из значений, отмеченных флажком.

8. Отмените выбор. Для этого необходимо отжать эту же кнопку, которая теперь называется Удалить фильтр.

9. Щелкните по кнопке – Изменить фильтр.

10. Измените фильтр. Допустимо указывать границы изменения значений. В поле Год рождения щелкните на стрелочку. В открывшемся поле выберите Фильтры дат – После… и наберите1.01.1985 .Щелкнув по кнопке ОК, вы получите таблицу, в которой присутствуют записи с годами рождения больше 1985.

11. Чтобы получить записи декларантов, у которых Место рождения начинаются на букву «И», нужно щелкнуть по стрелочке, которая находится рядом с полем Место рождения . В открывшемся окне выберите Текстовые фильтры – Начинается с – Наберите букву «И» .

12. Самостоятельно выберите Место рождения , которые не начинаются на букву «К».

Справочная информация. Выражения в фильтре могут состоять из точных значений, которые Access использует для сравнения в том виде, в котором они вводятся. Числа вводятся без ограничителей, например, 22. Текст должен быть заключен в кавычки, например «Городецкий». Даты ограничиваются символами #, например, #10.01.99#. Элементы выражения могут быть связаны операторами:

арифметическими: * +, -, / ^:

сравнения: <, <=, >, >=, =, <>;

логическими: And (И), Not (Нет), Or (Или);

Like – для использования логики замены в выражениях;

In – для определения, содержится ли элемент данных в списке значений;

And– для выбора значений из определенного интервала.

На примере разработки базы данных Склад рассмотрена программа создания и управления базами данных Access 2003. Основное внимание уделено таким вопросам, как планирование баз данных, создание таблиц, запросов, форм, отчетов. Работа предназначена для пользователей, имеющих определенный навык работы с приложениями в среде Windows, которые желают освоить программу Access.

Скачать:

Предварительный просмотр:

Министерство образования Тверской области

ГБОУ СПО «Осташковский электромеханический техникум»

Информационные технологии в отрасли

Методические указания

к выполнению лабораторных работ

по теме « РАБОТА В MICROSOFT ACCESS»

для студентов специальности № 140613 «Техническая эксплуатация и обслуживание электрического и электромеханического оборудования»

Осташков

2012

Пояснительная записка
Лабораторная работа. Формирование структуры многотабличной БД
Лабораторная работа. Упорядочение данных, фильтрация
Лабораторная работа. Разработка многотабличной пользовательской формы ввода данных
Лабораторная работа. Формирование запросов для многотабличной БД
Лабораторная работа. Создание отчетов
Список литературы

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Развитие современного общества характеризуется непрерывно возрастающими потоками информации, что позволяет определить его как «общество информационных технологий». Уровень квалификации специалистов не может определяться только профессиональной подготовкой. Специалист обязан уметь получать информацию, определять ее важность и своевременно отслеживать ее изменения. Инструментом позволяющим управлять информационными процессами, является компьютер. Основные навыки по его использованию в профессиональной деятельности закладываются во время изучения дисциплины «Информационные технологии отрасли».

Основная задача среднего профессионального образования состоит в изучении общих закономерностей функционирования, создания и применения информационных систем, преимущественно автоматизированных.

С точки зрения содержания это позволяет развить основы системного видения мира, расширить возможности информационного моделирования, обеспечив тем самым значительное расширение и углубление межпредметных связей предмета «Информационные технологии» с другими дисциплинами.

С точки зрения деятельности, это дает возможность сформировать методологию использования основных автоматизированных систем в решении конкретных задач, связанный с анализом и представлением информационных процессов: автоматизированные информационные системы хранения массивов информации (системы управления базами данных, информационно-поисковые системы, геоинформационные системы).

Базы данных играют особую роль в современном мире. Все, с чем мы ежедневно сталкиваемся в жизни, скорее всего, зарегистрировано в той или иной базе. Умение работать с базами данных сегодня является одним из важнейших навыков в работе с компьютером.

В программе предусмотрены лабораторные работы, которые необходимо проводить для освоения и приобретения навыков по работе с базами данных на примере MS Access. Методические указания по проведению лабораторной работы содержат название работы, цель работы, порядок проведения работы, содержание отчета и контрольные вопросы для проверки знаний.

Лабораторная работа

Формирование структуры многотабличной БД

Цель: Освоить создание БД и таблиц в Access. Освоить создание таблиц с помощью Мастера и в режиме Конструктора. Освоить ввод данных в таблицу.

Порядок выполнения работы:

1. Создать базу данных «Склад», содержащую три таблицы: «Товары», «Клиенты», «Заказы».

Данная база данных содержит три таблицы: «Товары», «Клиенты», «Заказы».

		Товары		Клиенты
		Номер товара		Номер клиента
		Товар		Фамилия
Заказы		Количество		Адрес
Номер заказа		Цена		Телефон
Номер товара		Срок годности
Номер клиента
Количество
Дата заказа

Между таблицами существуют отношения: «Товары» и «Заказы» - отношение «один ко многим», «Заказы» и «Клиенты» - отношение «многие к одному».

Занести данные в таблицы. Порядок выполнения:

1. Загрузите Access. Воспользуйтесь системным меню ПУСК \ ПРОГРАММЫ \ MICROSOFT ACCESS или загрузочным файлом ACCESS.EXE.
2. В окне Microsoft Access выберите Новая база данных и нажмите ОК.

На экране появиться окно диалога Файл новой базы данных, и Access предложит вам имя базы данных db1, db2 и т.д. Задайте имя новой базы данных Склад. Нажмите Создать. Появиться окно базы данных.

1. Приступим к созданию таблицы «Товары». Перейдите на вкладку Таблицы и щелкните по кнопке Создать.

В окне Новая таблица выберите режим создания таблицы Конструктор, нажмите ОК.

Задайте имена и типы полей. Имена полей вводятся с клавиатуры, типы полей выбираются из раскрывающегося списка.

Сделайте поле Номер товара ключевым: щелкните правой кнопкой по полю Номер товара и выберите в контекстном меню Ключевой поле.

1. Сохраните таблицу:

1. выберите из меню Файл / Сохранить;
2. в появившемся окне напишите имя таблицы «Товары»;
3. нажмите ОК.

В окне базы данных появилась новая таблица «Товары».

1. Аналогично создайте таблицу «Заказы», воспользуйтесь режимом Конструктор.

Назначьте поле Номер заказа ключевым полем. Сохраните таблицу.

1. Создайте таблицу «Клиенты» при помощи режима таблица. На вкладке Таблицы щелкните по кнопке Создать. В окне Новая таблица выберите режим Таблицы. Перед вами появиться пустая таблица состоящая из двадцати столбцов с именами Поле1, Поле2 и т.д. Дважды щелкните на Поле1, текст в поле будет выделен, введите слово Фамилия и нажмите Enter. В Поле2 введите Адрес, в Поле3 - Телефон.
   

Поле Ключевое поле Номер клиента будет добавлено позже. Отрегулируйте ширину столбцов: подведите мышку к вертикальной черте между названиями полей, зажмите левую кнопку мыши и, не отпуская кнопку, передвиньте мышь. Введите первую запись.

1. Выберите из меню Файл / Сохранить. Задайте имя таблицы «Клиенты», нажмите на ОК.
2. Появиться окно диалога, предупреждающее, что ключевые поля не определены, ответьте «Да».

В окне базы данных появилась таблица «Клиенты». Посмотрите эту таблицу в режиме Конструктора.

Для этого выделите таблицу «Клиенты» и нажмите кнопку Конструктор.

Измените Имя поля Код на Номер клиента.

Access автоматически присваивает тип созданным полям. Убедитесь, что типы полей совпадают. Если нет, то измените их. Для этого щелкните в столбце Тип данных по тому полю, тип которого не совпадает, и выберите необходимый тип. Сохраните таблицу.

1. Занесите данные в таблицы.

Начнем с таблицы «Клиенты».

Щелкните сначала по слову Клиенты, а затем по кнопке Открыть. Внесите данные еще о 4-х клиентах, например:

Закройте таблицу «Клиенты» и сохраните изменения.

Аналогично занесите 8 различных товаров в таблицу «Товары».

Занесите данные в таблицу «Заказы». Обратите внимание: номер товара должен совпадать с номерами товаров из таблицы «Товары» (возможные значения от 1 до 8), а номера клиентов - с номерами клиентов из таблицы «Клиенты» (1, 2, 3, 4, 5).

Установим отношения между таблицами. Щелкните по инструменту схема данных. На экране появились окна Схема данных и Добавление таблицы. Выберите таблицу «Товары» и щелкните по кнопке Добавить. Точно также добавьте таблицы «Клиенты» и «Заказы». Закройте пустое окно Добавление таблицы.

Установим отношения между таблицами «Товары» и «Заказы», поле связи Номер товара.

Для этого установите указатель в поле Номер товара (таблица «Товары») и, удерживая левую кнопку, перетащите указатель в поле Номер товара (таблица «Заказы»). Отпустите кнопку мыши.

Появиться окно диалога Изменение связей. Установите флажок в Обеспечении целостности данных, Каскадном обновлении связанных полей, Каскадном удалении связанных записей и нажмите кнопку Создать.

В схеме данных появится отношение «один ко многим». Каскадное удаление и обновление записей означает, что если какой-либо товар будет удален из таблицы «Товары», произойдет автоматическое удаление записей из таблицы «Заказы».

Аналогично создадим отношения между таблицами «Клиенты» и «Заказы».

В результате схема данных приобрела вид:

Замечание. Если вам не удалось установить отношения между таблицами, проверьте ключевые поля таблиц и занесенные данные.

1. Закройте схему данных Access.

1. Постановка задачи.
2. Ход работы.
3. Выводы.

Контрольные вопросы:

1. Перечислите типы полей в Access. Поясните каждый из них.
2. Как вы считаете, какие типы данных должны иметь поля Должность, Индекс, Аванс, Налог, Фамилия, Дата рождения, Время прибытия, Номер поезда, Количество лет? Объясните, почему.
3. Какие типы отношений между таблицами может поддерживать Access?
4. Как должны быть проиндексированы поля связи в отношении «один к одному»?
5. Как должны быть проиндексированы поля связи в отношении «один ко многим»?

Лабораторная работа

Упорядочение данных, фильтрация

Цель: освоить сортировку и фильтрацию данных; изменение структуры и вида таблицы.

Порядок выполнения работы:

1. Упорядочить данные в таблице «Товары» в порядке возрастания Цены.
2. Упорядочить данные в таблице «Заказы» в порядке возрастания Даты заказа.
3. Упорядочить данные в таблице «Клиенты» в порядке убывания Номера клиента.
4. Выбрать записи из таблицы «Товары» с Ценой, больше 25 руб.
5. Выбрать записи из таблицы «Товары» со сроком годности до 15.12.03.
6. Составить отчет.
7. Ответить на контрольные вопросы.

Для решения этих задач выполните следующие действия:

1. Загрузите Access.
2. В окне Microsoft Access выберите пункт Открыть базу данных, выберите Склад и нажмите ОК.
3. Откройте таблицу «Товары», для этого перейдите на вкладку Таблицы, щелкните по таблице «Товары» и по кнопке Открыть. Перед вами появилось окно-таблица «Товары».
4. Упорядочите данные в порядке возрастания цены, для этого щелкните по полю Цена, а затем щелкните по инструменту Сортировка по возрастанию.
5. Аналогично упорядочите данные в таблицы «заказы» в порядке возрастания Даты заказа.
6. Упорядочите данные в таблице «Клиенты» в порядке убывания Номера клиента. Воспользуйтесь инструментом Сортировка по убыванию.
7. Отберем записи из таблицы «Товары» с Ценой больше 25 руб.

Откройте таблицу «Товары». Щелкните по полю Цена и выполните команду Записи / Фильтр / Расширенный фильтр.

На экране появиться окно диалога, в верхней части которого расположен прямоугольник со списком полей, содержащихся в таблице «Товары». Внизу находится бланк запроса. В строке Поле щелкните по раскрывающемуся списку и выберите поле Цена. В строке Условие отбора наберите >25. Щелкните по кнопке Применить фильтр на панели инструментов.

1. Отмените фильтрацию, для этого щелкните по инструменту Удалить фильтр.
2. Аналогично отберите все записи со сроком годности до 15.12.03.
3. Закройте Access.

1. Постановка задачи.
2. Ход работы.
3. Выводы.

Контрольные вопросы:

1. Назначение СУБД Access.
2. Вызов системы Access и завершение работы с ней.
3. Этапы проектирования БД.
4. Ввод, редактирование, просмотр, добавление и удаление табличных данных.
5. Фильтрация, сортировка, добавление и удаление столбцов.

Лабораторная работа

Разработка многотабличной пользовательской формы ввода данных

Цель: Научиться создавать формы в Access.

Порядок выполнения работы:

1. Создать форму для всех полей таблицы «Товары».
2. Создать форму для всех полей таблицы «Клиенты».
3. Создать форму, дающую информацию о том, какой клиент сделал какие заказы.
4. Создать форму, дающую информацию о том, какие заказы есть на каждый товар.
5. Написать отчет.
6. Ответить на контрольные вопросы.

1. Загрузите Access.
2. Откройте вашу базу данных.
3. Создадим форму для всех полей таблицы «Товары». Перейдите на вкладку Формы. Щелкните на кнопке Создать. На экране появиться окна Новая форма. Выберите Автоформа: в столбец, таблицу «Товары» в качестве источника данных и нажмите ОК.
   

Будет создана форма для таблицы «Товары». Поработайте с этой формой: измените данные, полистайте записи. Закройте форму и сохраните изменения. Укажите имя формы Товары и нажмите ОК.

4. Аналогично создайте форму для всех полей таблицы «Клиенты», воспользуйтесь ленточной автоформой.

1. Создадим форму для просмотра заказов для каждого клиента. Для этого щелкните на кнопке создать на вкладке Формы. В окне диалога выберите в списке Мастер форм. В качестве источника данных выберите таблицу «Клиенты». Щелкните на кнопке ОК.

Мастер форм создает форму за несколько шагов.

1. На первом шаге мастер форм предлагает выбрать поля для формы. Поля можно выбрать из нескольких таблиц, сначала выберем все поля из таблицы «Клиенты». (Если в поле Таблица Запросы не значится таблица «Клиенты», то раскройте список и выберите нужную таблицу.) Щелкните по полю Номер клиента, а затем по кнопке . Точно также добавьте поля Фамилия, Адрес, Телефон.
2. Выберите все поля таблицы «Заказы». Для этого выберите таблицу «Заказы» в раскрывающемся списке Таблицы и запросы и по очереди выберите все поля таблицы. Щелкните по кнопке Далее.
3. На втором шаге выберите вид представления данных. Должна быть выбрана таблица «Клиенты» и строка Подчиненные формы. Щелкните по кнопке Далее.
4. В следующем окне выберите внешний вид подчиненной формы, например, табличный. Щелкните по кнопке Далее.
5. На следующем шаге выберите стиль формы, например, международный, и щелкните по кнопке Далее.
6. На последнем шаге задайте имена формы Клиенты1 и подчиненной формы Заказы клиентов. Щелкните по кнопке Готово.

Вы увидите готовую форму.

1. Вы можете просмотреть заказы каждого клиента, воспользовавшись кнопками листания, расположенными в самом низу формы. Введите не менее двух заказов для каждого клиента. Закройте форму.
2. Самостоятельно создайте форму для просмотра заказов на каждый товар.

1. Постановка задачи.
2. Ход работы.
3. Выводы.

Контрольные вопросы:

1. Дайте определение формы.
2. Почему удобно применять формы?
3. Назовите режимы создания форм в Access.
4. Какие действия нужно выполнить, чтобы создать автоформу?
5. Опишите режим создания формы Мастер форм.

Лабораторная работа

Формирование запросов для многотабличной БД

Цель: Научиться создавать формы в Access. Создавать простейшую форму, форму с помощью Конструктора.

Порядок выполнения работы:

1. Изучить описание работы.
2. Рассмотрите все примеры работы.
3. Создайте запрос, выводящий информацию о том, сколько заказано данного товара и какими клиентами.
4. Создайте запрос для отбора товаров со стоимостью больше 30 или количеством больше 50.
5. Создать запрос для отбора данных о клиентах, которые заказали больше 10 единиц какого-либо товара.
6. Напишите отчет по работе.
7. Ответьте на контрольные вопросы.

Рассмотрим создание запроса в Конструкторе.

Окно Конструктора состоит из двух частей. В верхней части размещаются таблицы, из которых выбираются данные и отношения между таблицами. В нижней части перечисляются поля таблиц, условия отбора и формулы для расчетов.

Таблицу можно добавить в список, если щелкнуть правой кнопкой мыши по верхней части окна и выбрать Добавить таблицу. Для удаления таблицы пользуйтесь кнопкой Delete.

В строке Имя таблицы можно выбрать нужную таблицу из раскрывающегося списка.

В строке Поле указывается имя какого-либо поля, * или формула. * позволяет выбрать все поля таблицы.

Разберем создание формулы на примере:

Итого:[Товары]![Цена]*[Товары]![Количество]

Итого - это имя поля-результата, затем идет двоеточие, имена таблиц и полей записываются в квадратных скобках. Надпись [Товары]![Цена] означает что поле Цена выбирается из таблицы «Товары». Имя таблицы можно не указывать, если поле не встречается в других таблицах.

Т.е. если наш запрос формируется по одной таблице «Товары», то формулу можно записать в сокращенном виде:

Итого:[Цена]*[Количество]

Формула может включать числа, например:

Налог:[Цена]*0.05

И стандартные функции, например, sin(x) - синус от х, МИН(х1, х2, х3, …) - поиск минимального элемента из списка и т.д.

Полей Итого и Налог физически нет в таблице, они являются вычисляемыми и рассчитываются всякий раз при выполнении запроса.

Сортировка может быть по возрастанию, по убыванию или отсутствовать.

Вывод на экран выглядит как флажок. Если флажок установлен, поле будет выводится на экране.

Условие отбора задает условие отбора по конкретному полю.

Например, отберем записи с Ценой больше 30.

В строке Условия отбора можно предложить пользователю ввести искомое значение. Текст приглашения заключается в квадратные скобки.

Строка Или используется, если условие отбора формируется из двух подусловий, которые соединяются логическим оператором ИЛИ. Например, отобрать все заказы на 2-й или 4-й Товары.

Если заказать несколько условий обора, то она будут соединяться логическим оператором И.

Рассмотрим пример по созданию запроса на примере созданных вами таблиц. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

1. войти в Access;
2. открыть вашу базу данных;
3. создать запрос, выводящий информацию о том, сколько заказано данного товара и какими клиентами;
4. создать запрос для отбора товаров со стоимостью больше 30 или количество больше 50;
5. создать запрос для отбора данных о клиентах, которые заказали больше 10 единиц какого-либо товара.

Порядок выполнения:

1. Загрузите Access.
2. В окнеMS Access выберите пункт Открыть базу данных, выберите Склад и нажмите ОК.
3. В окне базы данных выберите вкладку Запросы и щелкните по кнопке Создать. Выберите Конструктор и нажмите ОК. Access выведет окно Конструктор запросов с открытым окном диалога Добавление таблиц. Выбирайте по поочередно все таблицы из списка и нажмите кнопку Добавить. Затем закройте окно диалога.

Выбираем поля для запроса. Из таблицы «Товары» выберите поле Товар, из таблицы «Заказы» - поля Номер заказа, Номер клиента, Количество. Из таблицы «Клиенты» - Фамилию.

В окне Конструктор в строке Условие отбора поля Товар введите подсказку в виде [Введите название товара]. Сбросьте флажок в строке Вывод на экран для поля Товар.

Появится окно с вашей подсказкой. Введите название какого-нибудь товара, например, Чай.

На экране появятся выбранные данные. Закройте окно запроса и сохраните его под именем Товары - Заказы.

1. Добавьте в запрос Товары - Заказы вычисляемое поле Сумма. Для этого на вкладке Запросы щелкните по запросу Товары - Заказы, а затем по кнопке Конструктор.

Найдите свободный столбец (после поля Количество) и впишите формулу в строку Поле.

Стоимость заказа:

[Товары]![Цена]*[Заказы]![Количество]

Выполните запрос. Сохраните изменения запроса.

1. Создайте запрос для отбора товаров со стоимостью больше 30 или количеством больше 50. Выберите все поля таблицы «Товары», для поля Цена в строке Условие отбора укажите >30, для поля количество в строке Или укажите > 50. Выполните запрос. Сохраните под именем Товары2.
2. Создайте запрос для отбора клиентов, которые заказали >10 единиц какого-либо товара. Добавьте в запрос все поля «Клиенты» и поле Количество из таблицы «Заказы». Укажите условие отбора >10. Упорядочите результаты по убыванию поля Количество.

1. Постановка задачи.
2. Ход работы.
3. Выводы.

Контрольные вопросы

1. Дайте определение запроса.
2. Какие данные указываются в строке Поле, Конструктора запросов? Как можно задать формулы для расчета вычисляемого поля?
3. Что означает сортировка?
4. Для чего используется условие отбора? Как можно запросить значение поля у пользователя?
5. Для чего используется строка Или?

Лабораторная работа

Создание отчетов

Цель: Получить навыки по созданию отчетов простейшим способом; с помощью Мастера; с помощью Конструктора.

Порядок выполнения:

1. Выберите в диалоговом окне Базы данных вкладку Отчеты и щелкните на кнопке Создать. Д иалоговое окно Новый отчет позволяет создавать отчет автоматически (автоотчет), с помощью Мастера или вручную . Создайте на основе любой таблицы автоотчет в столбец или ленточный . Операция сводится к одному щелчку левой кнопки мыши.

1. Открыть БД, выделить режим отчет , щелкнуть мышью на Создать .
2. Появляется меню Новый отчет : выбрать в меню режим Мастер отчетов и нажать ОК .

Появляется меню выберите вид макета для отчета: можно щелкнуть мышью Далее .

1. Структура отчета состоит из пяти разделов: заголовка отчета, верхнего колонтитула, области данных, нижнего колонтитула и примечания отчета.
2. Раздел заголовка служит для печати общего заголовка отчета.
3. Раздел верхнего колонтитула можно использовать для печати подзаголовков, если отчет имеет сложную структуру и занимает много страниц. Здесь также можно также помещать и колонцифры (номера страниц), если это не сделано в нижнем колонтитуле.
4. В области данных размещают элементы управления, связанных с содержимым полей таблиц базы. В эти элементы управления выдаются данные из таблиц для печати на принтере. Порядок размещения и выравнивания элементов управления тот же, что и при создании структуры форм.
5. Раздел нижнего колонтитула используется для тех же целей, что и раздел верхнего колонтитула.
6. В первом элементе управления вводится текущая дата. Для этого используется встроенная функция Access функция Now(). Она возвращает текущую дату и помещает ее в поле, а отчет воспроизводит ее при печати.
7. Во втором элементе управления выводится номер страницы и общее количество страниц. Для их определения использованы встроенные функции Page() и Pages(). Тот текст который записан в кавычках, воспроизводится «буквально», а оператор & служит для «склеивания» текста, заключенного в кавычки, со значениями, возвращаемыми функциями. Оператор & называется оператором конкатенации.
8. Раздел примечания используют для размещения дополнительной информации.

1. Постановка задачи.
2. Ход работы.
3. Выводы.

Контрольные вопросы

1. Режимы создания отчета из таблицы (и/или запроса).
2. Назначение окон Доступные поля, Выбранные поля.
3. Понятие уровней группировки.
4. Порядок выбора метода сортировки.
5. Что такое Макет для отчета?
6. Понятие Стиль отчета.

РАЗДАТОЧНЫЙ МАТЕРИАЛ

Основные функции СУБД: Создание и редактирование структуры базы данных Создание (добавление) новой записи Поиск записи (поля или других элементов базы данных) Редактирование записи Удаление ненужной записи Сортировка записей по ключевым полям Управление показом информации: фильтрация, скрытие ненужной информации, разделение окна и т.п. Защита информации: ограничение несанкционированного доступа, защита от случайных изменений и т.д. Автоматическая поддержка связей между структурными элементами базы данных: файлами, записями и т.п. Наличие развитых языковых средств, позволяющих выполнять сложные запросы к базе данных Хранение информации Обеспечение коммуникации с другими базами данных и прочими объектами глобального информационного пространства

Рис. 8. Функции системы управления базами данных

Список литературы:

1. Access 2003. Практическое руководство: В. Е. Кошелев — Санкт-Петербург, Бином-Пресс, 2008 г.- 464 с.
2. Microsoft Access 2002. Самоучитель: Т. В. Тимошок — Москва, Диалектика, 2004 г.- 352 с.
3. Microsoft Access 2003 для начинающих: В. Степанов — Москва, Аквариум-Принт, Дом печати - Вятка, 2006 г.- 128 с.
4. Разработка баз данных в Microsoft Access: Н. П. Обухов — Санкт-Петербург, ИВЭСЭП, Знание, 2008 г.- 92 с.
5. Разработка приложений в MS Access: С. И. Моисеенко, Б. В. Соболь — Москва, Вильямс, 2006 г.- 272 с.
6. Экспресс-курс. Microsoft Access XP: — Москва, АСТ, Харвест, 2006 г.- 32 с.

Введение

В современном мире объемы информации, требующей хранения, увеличиваются ежесекундно. Поэтому использование баз данных является неотъемлемой частью профессиональной деятельности человека.

Простейшие базы данных можно создавать, не прибегая к специальным программным средствам: например, в электронных таблицах Excel. Но существует несколько отличий между ними. Во-первых, системы управления базами данных (СУБД) разрабатываются с целью обеспечения эффективной обработки больших объемов информации, намного больших, чем те, с которыми справляются электронные таблицы. Во-вторых, СУБД может легко связывать две таблицы так, что для пользователя они будут представляться одной таблицей. Реализовать такую возможность в электронных таблицах практически невозможно. И в-третьих, СУБД минимизирует общий объем базы данных. Для этой же цели таблицы, содержащие повторяющиеся данные, разбиваются на несколько связанных таблиц.

Несмотря на то, что в мире существует множество систем управления базами данных, все они имеют некоторые сходства. Поэтому для изучения мы выбрали СУБД Microsoft Access 2007, входящую в пакет Microsoft Office. Ос-

новное назначение Access – дать пользователю простое и доступное средство для создания таких баз данных, которые ему нужны. Несмотря на простоту этой СУБД, она позволяет создавать приложения довольно сложной структуры. При желании систему можно развивать и настраивать собственными силами, используя язык программирования Visual Basic.

Еще одним достоинством Access является ее интегрированность с Word, Excel и другими программами пакета Microsoft Office. Данные легко импортируются и экспортируются из одного приложения в другое.

Методические указания включают в себя пять лабораторных работ.

Лабораторная работа № 1 Знакомство с Access. Создание таблиц

База данных (БД) – упорядоченная совокупность данных, предназначенных для хранения, накопления и обработки с помощью ЭВМ. Для создания и ведения баз данных (их обновления, обеспечения доступа по запросам и выдачи данных по ним пользователю) используется набор языковых и программных средств, называемых системой управления базами данных (СУБД) 1 .

Объекты базы данных Access

К объектам базы данных Access относятся:

1. Таблицы – предназначены для упорядоченного хранения данных.

3. Формы – предназначены для удобного просмотра, изменения и добавления данных в таблицах.

4. Отчеты – используются для анализа и печати данных.

5. Страницы доступа к данным – предназначены для просмотра, ввода, обновления и анализа данных через сеть или из любого места компьютера.

6. Макросы – используются для выполнения часто встречающегося набора макрокоманд, осуществляющих обработку данных.

7. Модули – предназначены для описания инструкций и процедур на языке VBA.

Основным объектом базы данных является таблица, которая состоит из записей (строк) и полей (столбцов). На пересечении записи и поля образуется ячейка, в которой содержатся данные.

Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя , которое не может содержать более 64 символов. В каждом поле содержатся данные одного типа.

Текстовый

Поле МЕМО

Числовой

Дата/Время

Денежный

Логический

Мастер подстановок

Типы данных

Описание

Используется для хранения символьных или числовых данных, не требующих вычислений. В свойстве Размер поля задается максимальное количество символов, которые могут быть введены в

данное поле. По умолчанию размер устанавливается в 50 знаков. Максимальное количество символов, которые могут содержаться в текстовом поле, – 255 Предназначено для ввода текстовой информации, по объему пре-

вышающей 255 символов; может содержать до 65 536 символов Предназначен для хранения числовых данных, используемых в математических расчетах. На вкладках Общие и Подстановка можно установить свойства числового поля, среди которых Раз-

мер поля, Формат поля, Число десятичных знаков

Используется для представления даты и времени. Выбор конкретного формата даты или времени устанавливается в свойстве

Формат даты

Предназначен для хранения данных, точность представления которых колеблется от 1 до 4 знаков после запятой. Целая часть может содержать до 15 десятичных знаков Предназначен для автоматической вставки уникальных последо-

вательных (увеличивающихся на 1) или случайных чисел в качестве номера новой записи. Номер, присвоенный записи, не может быть удален или изменен. Поля с этим типом данных используются в качестве ключевых полей таблицы Предназначен для хранения одного из двух значений, интерпре-

тируемых как «Да / Нет», «Истина / Ложь», «Вкл. / Выкл.» Содержит данные, созданные в других программах, которые используют протокол OLE. Это могут быть, например, документы Word, электронные таблицы Excel, рисунки, звуковые и видеозаписи и др. Объекты OLE связываются с базой данных Access или внедряются в нее. Сортировать, группировать и индексировать поля объектов OLE нельзя

Специальный тип, предназначенный для хранения гиперссылок Предназначен для автоматического определения поля. С его помощью будет создано поле со списком, из которого можно выбирать данные, содержащиеся в другой таблице или в наборе постоянных значений

Создание базы данных

2. Нажмите на кнопку .

3. Задайте имя новой базы данных – «Записная книжка.accdb».

4. На вкладке ленты Создание в панели инструментов Таблицы нажмите на кнопку Конструктор таблиц.

5. Введите имена полей и укажите типы данных, к которым они относятся.

6. Выйдите из режима Конструктора, предварительно сохранив таблицу под именем «Друзья» ; ключевые поля не задавайте.

7. Откройте таблицу «Друзья» двойным щелчком мыши и заполните в ней 10 строк.

8. Добавьте поля «Отчество» и «Дата рождения» , для этого:

1) установите курсор на поле, перед которым нужно вставить новый

2) выполните команду: вкладка ленты Режим таблицы → панель инст-

рументов Поля и столбцы → Вставить;

3) щелкнув два раза на Поле1, переименуйте его в «Отчество» , а По-

ле2 – «Дата рождения».

9. Перейдите в режим Конструктора командой: вкладка ленты Глав-

ная → Режимы → Конструктор.

10. Для поля «Дата рождения» установите тип данных Дата / время ; в

свойствах поля выберите Краткий формат даты .

11. Отформатируйте таблицу следующим образом: 1) цвет сетки – темно-красный; 2) цвет фона – голубой;

3) цвет текста – темно-красный, размер – 12 пт, начертание – курсив.

12. Переименуйте поле «Хобби» в «Увлечения».

13. Удалите запись под номером 8.

14. Измените размер ячеек так, чтобы были видны все данные. Для этого достаточно два раза щелкнуть левой кнопкой мыши на границе полей.

15. Расположите поля в следующем порядке: «№», «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Телефон», «Дата рождения», «Увлечения», «Адрес», «Индекс», «Фото», «Эл_почта».

16. Заполните пустые ячейки таблицы.

17. В режиме Конструктора добавьте поле «Семейное положение» , в котором будет содержаться фиксированный набор значений – замужем, не замужем, женат, не женат. Для создания раскрывающегося списка будем использо-

вать Мастер подстановок:

1) установите тип данных Мастер подстановок ; 2) в появившемся диалоговом окне выберите строку «Будет введен фик-

сированный набор значений» и нажмите кнопку Далее; 9) число столбцов – 1;

10) введите данные списка – замужем, не замужем, женат, не женат; 11) нажмите кнопку Готово .

18. С помощью раскрывающегося списка заполните новый столбец. Поскольку таблица получилась широкая, то при заполнении данного столбца возникают некоторые неудобства: не видно фамилии человека, для которого заполняется поле «Семейное положение» . Чтобы фамилия была постоянно видна при заполнении таблицы, необходимо воспользоваться командой Закрепить столбцы из контекстного меню поля «Фамилия» .

19. Покажите работу преподавателю.

Лабораторная работа № 2 Создание связей между таблицами

1. Запустите Microsoft Access 2007.

2. Создадим базу данных «Фирма». Сотрудники данной организации работают с клиентами и выполняют их заказы.

Если все сведения поместить в одной таблице, то она станет очень неудобной для работы. В ней начнутся повторы данных. Всякий раз, когда сотрудник Иванов будет работать с какой-либо фирмой, придется прописывать данные о сотруднике и клиенте заново, в результате чего можно допустить множество ошибок. Чтобы уменьшить число ошибок, можно исходную таблицу разбить на несколько таблиц и установить связи между ними. Это будет более рационально, чем прежде.

Таким образом, необходимо создать 3 таблицы: Сотрудники , Клиенты и Заказы.

	Сотрудники
	Тип данных
Код сотрудника
	Текстовый
	Текстовый
Отчество	Текстовый
Должность	Текстовый
	Текстовый
	Текстовый
Дата рождения	Дата/Время
Заработная плата	Денежный
	Объект OLE

	Тип данных
Код клиента
Название компании	Текстовый
	Текстовый
Номер телефона	Текстовый
	Числовой
Адрес электронной почты
	Поле МЕМО
	Тип данных
Код заказа
Код клиента	Числовой
Код сотрудника	Числовой
Дата размещения	Дата/Время
Дата исполнения	Дата/Время
	Денежный
Отметка о выполнении	Логический

3. Отдельные таблицы, содержащие информацию по определенной теме, необходимо связать в единую структуру базы данных. Для связывания таблиц следует задать ключевые поля . Ключ состоит из одного или нескольких полей, значения которых однозначно определяют каждую запись в таблице. Наиболее подходящим в качестве ключевого поля является «Счетчик» , так как значения

в данном поле являются уникальными (т. е. исключают повторы).

4. Откройте таблицу Сотрудники в режиме Конструктора.

5. Нажмите правой кнопкой мыши на поле Код сотрудника и в появившемся контекстном меню выберите команду Ключевое поле . Если в таблице необходимо установить несколько ключевых полей, то выделить их можно, удерживая клавишу Ctrl .

6. Для таблицы Клиенты установите ключевое поле Код клиента , а для таблицы Заказы – Код заказа .

7. Таблица Заказы содержит поля Код сотрудника и Код клиента . При их заполнении могут возникнуть некоторые трудности, так как не всегда удается запомнить все предприятия, с которыми работает фирма, и всех сотрудников

с номером кода. Для удобства можно создать раскрывающиеся списки с помо-

щью Мастера подстановок.

8. Откройте таблицу Заказы в режиме Конструктора.

9. Для поля Код сотрудника выберите тип данных Мастер подстановок.

10. В появившемся окне выберите команду «Объект « столбец подста-

новки» будет использовать значения из таблицы или запроса» и щелкните на кнопке Далее.

11. В списке таблиц выберите таблицу Сотрудники и щелкните на кнопке

12. В списке Доступные поля выберите поле Код сотрудника и щелкните на кнопке со стрелкой, чтобы ввести поле в список Выбранные поля . Таким же образом добавьте поля Фамилия и Имя и щелкните на кнопке Далее .

13. Выберите порядок сортировки списка по полю Фамилия.

14. В следующем диалоговом окне задайте необходимую ширину столбцов раскрывающегося списка.

15. Установите флажок Скрыть ключевой столбе» и нажмите кнопку

16. На последнем шаге Мастера подстановок замените при необходимости надпись для поля подстановок и щелкните на кнопке Готово .

17. Аналогичным образом создайте раскрывающийся список для поля

Код клиента.

18. После создания ключевых полей можно приступить к созданию связей. Существует несколько типов отношений между таблицами:

1) при отношении «один-к-одному» каждой записи ключевого поля в первой таблице соответствует только одна запись в связанном поле другой таблицы, и наоборот. Отношения такого типа используются не очень часто. Ино-

гда их можно использовать для разделения таблиц, содержащих много полей, для отделения части таблицы по соображениям безопасности;

2) при отношении «один-ко-многим» каждой записи в первой таблице соответствует несколько записей во второй, но запись во второй таблице не может иметь более одной связанной записи в первой таблице;

3) при отношении «многие-ко-многим» одной записи в первой таблице могут соответствовать несколько записей во второй таблице, а одной записи во второй таблице могут соответствовать несколько записей в первой.

19. Закройте все открытые таблицы, так как создавать или изменять связи между открытыми таблицами нельзя.

20. Выполните команду: вкладка ленты Работа с базами данных →

21. Если ранее никаких связей между таблицами базы не было, то при открытии окна Схема данных одновременно открывается окно Добавление табли-

цы , в котором выберите таблицы Сотрудники, Клиенты и Заказы.

22. Если связи между таблицами уже были заданы, то для добавления в схему данных новой таблицы щелкните правой кнопкой мыши на схеме данных

и в контекстном меню выберите пункт Добавить таблицу .

23. Установите связь между таблицами Сотрудники и Заказы , для этого выберите поле Код сотрудника в таблице Сотрудники и перенесите его на соответствующее поле в таблице Заказы.

24. После перетаскивания откроется диалоговое окно Изменение связей

(рис. 1), в котором включите флажок Обеспечение условия целостности . Это позволит предотвратить случаи удаления записей из одной таблицы, при которых связанные с ними данные других таблиц останутся без связи.

Рис. 1. Создание связи между таблицами

25. Флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей обеспечивают одновременное обновление или удаление данных во всех подчиненных таблицах при их изменении в главной таблице.

26. Параметры связи можно изменить, нажав на кнопку Объединение .

27. После установления всех необходимых параметров нажмите кнопку

ОК.

28. Связь между таблицами Клиенты и Заказы установите самостоятельно.

29. В результате должна получиться схема данных, представленная на

Рис. 2. Схема данных